報告書づくりに役立つ。簡単に写真のファイルサイズを縮小する方法。

2012年1月2日


報告書作成において、見栄えをよくし、現場の雰囲気を伝えるために多くの写真を使うのは効果的です。でも、使い方によってはwordファイルが大変なことになってるかも・・・。
もうすぐ報告書シーズンもやってきますので、報告書に写真を載せる方法について書いてみました。

Wordでは写真のファイルサイズは変わらない

最近、デジカメの画素数や解像度がとんでもないことになっています。
一番いいモードで写真をとったら、A4用紙いっぱいに印刷できるぐらい鮮明にデジカメに保存され、裏ではファイルサイズが10MBを越えることもあります。
 
問題になるのは、その写真の受け渡しです。
写真1枚1枚なら、「まぁ、仕方ないか」と思うのですが、それらの写真を10枚ほどWordファイルに貼りつけた「報告書」になると、ファイルサイズ100MBとかもありえたり。
 

 
そうなると、メールで送ろうと思うと「添付ファイルのファイルサイズが大きすぎます」ってまずエラーが起きます。
また、USBメモリなどで受け渡ししても、パソコンの性能によっては開いたらフリーズしてしまったりして・・・。
 
以前、友人に指摘したら「Word文章内で、ちゃんと画像のサイズを小さくしたし!」と言われたのですが、Wordでは写真のファイルサイズは変わりません。見せかけの写真のサイズが変わっているだけなんです。
 
例を出して確認してみると、以下の2枚の写真は見せかけでは写真のサイズは違いますが、クリックしてみると同じサイズの画像です。


 
どれだけWord内で写真を小さくしても、ファイルのサイズはそのままなのです。
 

ファイルサイズを縮小しよう

そこで、Wordに取り込む前に写真を小さくして「保存」する必要があります。それを、写真1枚1枚にやってやる必要があります。その保存したファイルをWordファイルに取り込むのです。
 

 
といいながら、実際にペイントなどでこの作業をやると、とてつもなく面倒なので私は次のフリーソフトを使っています。windows,macの両方に対応しています。

 
次の2ステップで写真のファイルサイズを縮小できます。たくさんの写真をまとめてドラッグ&ドロップしたら、一括処理も可能です。
 

 
初期設定だと、縮小した写真はディスクトップに「resized」というフォルダが自動的に生成され、その中に放りこまれています。
その写真をWord文章に取り込んで下さい。
 

まとめ

この作業をちゃんとすれば、wordがフリーズしたり、強制終了したり、しにくくなります。そうじゃなくても、相手を困らせないように、報告書を作る時はぜひ一手間かけて下さい。ある意味、報告書に写真を載せる時にはやらないといけないマナーなんだろうと思います。
 
それでは、また。

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